Thực đơn
Phần mềm xử lý bảng tính
Các khái niệm chính là các khái niệm của một lưới các ô, được gọi là một trang tính, với dữ liệu thô, được gọi là các giá trị hoặc công thức trong các ô. Các công thức cho biết cách tính toán một cách cơ học các giá trị mới từ các giá trị hiện có. Các giá trị nói chung là các con số, nhưng cũng có thể là văn bản thuần túy, ngày tháng, tháng, v.v. Phần mở rộng của các khái niệm này bao gồm bảng tính logic. Các công cụ khác nhau để lập trình bảng, trực quan hóa dữ liệu, kết nối từ xa, hiển thị các phụ thuộc của ô, v.v... thường được cung cấp.
Một "Ô" hay "cell" có thể được coi là một hộp để giữ dữ liệu. Một ô duy nhất thường được tham chiếu bởi cột và hàng của nó (C2 sẽ đại diện cho ô chứa giá trị 30 trong bảng ví dụ bên dưới). Thông thường, các hàng, đại diện cho các biến phụ thuộc, được tham chiếu bằng ký hiệu thập phân bắt đầu từ 1, trong khi các cột đại diện cho các biến độc lập sử dụng 26 ký tự A-Z làm số đếm. Kích thước vật lý của nó thường có thể được điều chỉnh theo nội dung của nó bằng cách kéo chiều cao hoặc chiều rộng của nó tại các giao điểm của hộp (hoặc cho toàn bộ cột hoặc hàng bằng cách kéo các tiêu đề cột hoặc hàng).
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Sales | 100000 | 30000 | 70000 |
| 02 | Purchases | 25490 | 30 | 200 |
Một mảng các ô được gọi là sheet hay worksheet. Nó tương tự như một mảng các biến trong một chương trình máy tính thông thường (mặc dù các giá trị không thay đổi nhất định, một khi được nhập vào, có thể được xem xét, bởi cùng một hằng số, các hằng số). Trong hầu hết các triển khai, nhiều worksheets có thể được đặt trong mộ bảng tính. Một worksheet chỉ đơn giản là một tập hợp con của bảng tính được chia cho mục đích rõ ràng. Về mặt chức năng,bảng tính hoạt động như một toàn thể và tất cả các ô hoạt động như các biến toàn cục trong bảng tính (mỗi biến chỉ có quyền truy cập 'đọc' ngoại trừ ô chứa chính nó).
Một ô có thể chứa một giá trị hoặc một công thức hoặc đơn giản là nó có thể để trống. Theo quy ước, các công thức thường bắt đầu bằng dấu =.
Một giá trị có thể được nhập từ bàn phím máy tính bằng cách nhập trực tiếp vào chính ô. Ngoài ra, một giá trị có thể dựa trên công thức (xem bên dưới), có thể thực hiện tính toán, hiển thị ngày hoặc giờ hiện tại hoặc truy xuất dữ liệu ngoài như báo giá chứng khoán hoặc giá trị cơ sở dữ liệu.
Value rule bảng tínhNhà khoa học máy tính Alan Kay đã sử dụng thuật ngữ value rule để tóm tắt hoạt động của bảng tính: giá trị của một ô chỉ dựa vào công thức mà người dùng đã nhập vào ô.[32] Công thức có thể dựa vào giá trị của các ô khác, nhưng các ô đó bị hạn chế tương tự đối với dữ liệu hoặc công thức do người dùng nhập. Không có "tác dụng phụ" nào khi tính toán công thức: đầu ra duy nhất là hiển thị kết quả được tính bên trong ô chiếm dụng của nó. Không có cơ chế tự nhiên để sửa đổi vĩnh viễn nội dung của một ô trừ khi người dùng tự sửa đổi nội dung của ô. Trong ngữ cảnh của các ngôn ngữ lập trình, điều này mang lại một dạng hạn chế của lập trình chức năng bậc nhất.[33]
Một tiêu chuẩn của bảng tính từ những năm 1980, tính năng tùy chọn này giúp loại bỏ yêu cầu thủ công chương trình bảng tính để tính toán lại các giá trị (ngày nay thường là tùy chọn mặc định trừ khi 'tắt' cụ thể cho các bảng tính lớn, thường để cải thiện hiệu suất). Một số bảng tính trước đó yêu cầu tính toán thủ công để tính toán lại, vì tính toán lại các bảng tính lớn hoặc phức tạp thường làm giảm tốc độ nhập dữ liệu. Nhiều bảng tính hiện đại vẫn giữ tùy chọn này.
Tính toán lại thường yêu cầu rằng không có phụ thuộc vòng trong bảng tính. Biểu đồ phụ thuộc là biểu đồ có một đỉnh cho mỗi đối tượng được cập nhật và một cạnh kết nối hai đối tượng bất cứ khi nào một trong số chúng cần được cập nhật sớm hơn đối tượng kia. Biểu đồ phụ thuộc không có phụ thuộc tròn tạo thành biểu đồ chu kỳ có hướng, biểu diễn các thứ tự từng phần (trong trường hợp này, trên bảng tính) có thể dựa vào để đưa ra kết quả xác định.[34]
Tính năng này đề cập đến việc cập nhật nội dung của một ô theo định kỳ với một giá trị từ một nguồn bên ngoài, chẳng hạn như một ô trong bảng tính "từ xa". Đối với các bảng tính được chia sẻ, dựa trên web, nó áp dụng cho các ô cập nhật "ngay lập tức" mà người dùng khác đã cập nhật. Tất cả các ô phụ thuộc cũng phải được cập nhật.
Sau khi nhập, các ô được chọn (hoặc toàn bộ bảng tính) có thể tùy ý bị "khóa" để ngăn việc ghi đè ngẫu nhiên. Thông thường, điều này sẽ áp dụng cho các ô có chứa công thức nhưng có thể áp dụng cho các ô chứa "hằng số", chẳng hạn như hệ số chuyển đổi kilôgam / pound (2.20462262 đến tám chữ số thập phân). Mặc dù các ô riêng lẻ được đánh dấu là bị khóa, dữ liệu bảng tính không được bảo vệ cho đến khi tính năng được kích hoạt trong tùy chọn file.
Một ô hoặc phạm vi có thể tùy ý được xác định để chỉ định cách hiển thị giá trị. Định dạng hiển thị mặc định thường được đặt theo nội dung ban đầu của nó nếu không được đặt cụ thể trước đó, do đó, ví dụ "31/12/2007" hoặc "31 tháng 12 năm 2007" sẽ mặc định là định dạng ô của ngày. Tương tự, thêm dấu% sau một giá trị số sẽ gắn thẻ ô dưới dạng định dạng ô phần trăm. Nội dung ô không bị thay đổi bởi định dạng này, chỉ có giá trị được hiển thị.
Một số định dạng ô như "số" hoặc "tiền tệ" cũng có thể chỉ định số lượng vị trí thập phân.
Điều này có thể cho phép các hoạt động không hợp lệ (chẳng hạn như nhân trên một ô có chứa ngày), dẫn đến kết quả phi logic mà không có cảnh báo thích hợp.
Tùy thuộc vào khả năng của ứng dụng bảng tính, mỗi ô (như đối tác của nó, "kiểu" trong trình xử lý văn bản) có thể được định dạng riêng bằng cách sử dụng các thuộc tính của nội dung (kích thước điểm, màu, đậm hoặc in nghiêng) hoặc ô (viền độ dày, màu nền, màu sắc). Để hỗ trợ khả năng đọc của bảng tính, định dạng ô có thể được áp dụng theo điều kiện cho dữ liệu; ví dụ, số âm có thể được hiển thị màu đỏ.
Định dạng của một ô thường không ảnh hưởng đến nội dung của nó và tùy thuộc vào cách các ô được tham chiếu hoặc sao chép sang các trang tính hoặc ứng dụng khác, định dạng có thể không được triển khai cùng với nội dung.
Trong hầu hết các triển khai, một ô hoặc một nhóm ô trong một cột hoặc hàng, có thể được "đặt tên" cho phép người dùng tham chiếu đến các ô đó bằng tên chứ không phải bằng tham chiếu lưới. Tên phải là duy nhất trong bảng tính, nhưng khi sử dụng nhiều trang tính trong file bảng tính, có thể sử dụng phạm vi ô có tên giống hệt nhau trên mỗi trang tính nếu được phân biệt bằng cách thêm tên trang tính. Một lý do cho việc sử dụng này là để tạo hoặc chạy các macro lặp lại một lệnh trên nhiều trang tính. Một lý do khác là các công thức với các biến được đặt tên dễ dàng được kiểm tra đối với đại số mà chúng dự định thực hiện (chúng giống với các biểu thức Fortran). Việc sử dụng các biến được đặt tên và các hàm được đặt tên cũng làm cho cấu trúc bảng tính trở nên minh bạch hơn.
Thay cho một ô được đặt tên, một cách tiếp cận khác là sử dụng tham chiếu ô (hoặc lưới). Hầu hết các tham chiếu ô chỉ ra một ô khác trong cùng một bảng tính, nhưng tham chiếu ô cũng có thể tham chiếu đến một ô trong một bảng khác trong cùng một bảng tính hoặc (tùy thuộc vào cách triển khai) đến một ô trong bảng tính khác hoặc đến một giá trị từ một ứng dụng từ xa.
Một tham chiếu ô điển hình theo kiểu "A1" bao gồm một hoặc hai chữ cái không phân biệt chữ hoa chữ thường để xác định cột (nếu có tối đa 256 cột: A - Z và AA–IV) theo sau là một số hàng (ví dụ: trong phạm vi 1 - 65536). Một trong hai phần có thể là tương đối (nó thay đổi khi công thức mà nó có trong đó được di chuyển hoặc sao chép) hoặc tuyệt đối (được biểu thị bằng $ trước phần liên quan của tham chiếu ô). Kiểu tham chiếu "R1C1" thay thế bao gồm chữ R, số hàng, chữ C và số cột; số hàng hoặc cột tương đối được chỉ định bằng cách đặt số trong ngoặc vuông. Hầu hết các bảng tính hiện tại sử dụng kiểu A1, một số cung cấp kiểu R1C1 làm tùy chọn tương thích.
Khi máy tính tính toán một công thức trong một ô để cập nhật giá trị được hiển thị của ô đó, (các) tham chiếu ô trong ô đó, đặt tên cho một số ô khác, khiến máy tính tìm nạp giá trị của ô được đặt tên.
Một ô trên cùng một "trang tính" thường được đề cập là:
=A1
Một ô trên một trang tính khác của cùng một bảng tính thường được xử lý như sau:
=SHEET2!A1 (đó là; ô đầu tiên trong trang tính 2 của cùng một bảng tính).
Một số triển khai bảng tính trong Excel cho phép một tham chiếu ô đến một bảng tính khác (không phải file đang mở và hoạt động hiện tại) trên cùng một máy tính hoặc mạng cục bộ. Nó cũng có thể đề cập đến một ô trong một bảng tính mở và hoạt động khác trên cùng một máy tính hoặc mạng được xác định là có thể chia sẻ. Các tham chiếu này chứa file tệp đầy đủ, chẳng hạn như:
='C:\Documents and Settings\Username\My spreadsheets\[main sheet]Sheet1!A1
Trong bảng tính, các tham chiếu đến các ô sẽ tự động cập nhật khi các hàng hoặc cột mới được chèn hoặc xóa. Tuy nhiên, cần thận trọng khi thêm một hàng ngay trước một tập hợp các cột tổng để đảm bảo rằng các tổng phản ánh các giá trị hàng bổ sung mà họ thường không làm.
Một tham chiếu vòng xảy ra khi công thức trong một ô tham chiếu trực tiếp, hoặc gián tiếp thông qua một chuỗi các tham chiếu ô đến một ô khác có liên quan đến ô đầu tiên. Nhiều lỗi phổ biến gây ra các tham chiếu tròn. Tuy nhiên, một số kỹ thuật hợp lệ sử dụng tài liệu tham khảo tròn. Các kỹ thuật này, sau nhiều lần tính toán lại bảng tính, (thường) hội tụ các giá trị chính xác cho các ô đó.
Tương tự, thay vì sử dụng một phạm vi ô được đặt tên, có thể sử dụng tham chiếu phạm vi. Tham chiếu đến một phạm vi ô thường có dạng (A1: A6), chỉ định tất cả các ô trong phạm vi từ A1 đến A6. Một công thức như "= SUM (A1: A6)" sẽ thêm tất cả các ô được chỉ định và đặt kết quả vào ô chứa chính công thức đó.
Trong các bảng tính sớm nhất, các ô là một lưới hai chiều đơn giản. Theo thời gian, mô hình đã mở rộng để bao gồm một chiều thứ ba, và trong một số trường hợp, một loạt các lưới được đặt tên, được gọi là các trang tính (sheet). Các ví dụ nâng cao nhất cho phép các thao tác đảo ngược và xoay có thể cắt và chiếu dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.
A column are entered (10, 20, 30), and the remainder of cells are formulas. Formulas in the B column multiply values from the A column using relative references, and the formula in B4 uses the SUM() function to find the sum of values in the B1:B3 range.A formula identifies the calculation needed to place the result in the cell it is contained within. A cell containing a formula therefore has two display components; the formula itself and the resulting value. The formula is normally only shown when the cell is selected by "clicking" the mouse over a particular cell; otherwise it contains the result of the calculation.
A formula assigns values to a cell or range of cells, and typically has the format:
=expression |
where the expression consists of:
2, 9.14 or 6.67E-11;A1 for a single cell or B1:B3 for a range;+, -, *, /, and others;>=, <, and others; and,SUM(), TAN(), and many others.When a cell contains a formula, it often contains references to other cells. Such a cell reference is a type of variable. Its value is the value of the referenced cell or some derivation of it. If that cell in turn references other cells, the value depends on the values of those. References can be relative (e.g., A1, or B1:B3), absolute (e.g., $A$1, or $B$1:$B$3) or mixed row– or column-wise absolute/relative (e.g., $A1 is column-wise absolute and A$1 is row-wise absolute).
The available options for valid formulas depends on the particular spreadsheet implementation but, in general, most arithmetic operations and quite complex nested conditional operations can be performed by most of today's commercial spreadsheets. Modern implementations also offer functions to access custom-build functions, remote data, and applications.
A formula may contain a condition (or nested conditions)—with or without an actual calculation—and is sometimes used purely to identify and highlight errors. In the example below, it is assumed the sum of a column of percentages (A1 through A6) is tested for validity and an explicit message put into the adjacent right-hand cell.
=IF(SUM(A1:A6) > 100, "More than 100%", SUM(A1:A6))Further examples:
=IF(AND(A1<>"",B1<>""),A1/B1,"") means that if both cells A1 and B1 are not <> empty "", then divide A1 by B1 and display, other do not display anything.=IF(AND(A1<>"",B1<>""),IF(B1<>0,A1/B1,"Division by zero"),"") means that if cells A1 and B1 are not empty, and B1 is not zero, then divide A1 by B1, if B1 is zero, then display "Division by zero", and do not display anything if either A1 and B1 are empty.=IF(OR(A1<>"",B1<>""),"Either A1 or B1 show text","") means to display the text if either cells A1 or B1 are not empty.The best way to build up conditional statements is step by step composing followed by trial and error testing and refining code.
A spreadsheet does not, in fact, have to contain any formulas at all, in which case it could be considered merely a collection of data arranged in rows and columns (a database) like a calendar, timetable or simple list. Because of its ease of use, formatting and hyperlinking capabilities, many spreadsheets are used solely for this purpose.
Bảng tính thường chứa một số hàm được cung cấp, chẳng hạn như các phép toán số học (ví dụ: tổng, trung bình và vv), hàm lượng giác, hàm thống kê, v.v. Ngoài ra, thường có một điều khoản cho các hàm do người dùng định nghĩa. Trong Microsoft Excel, các hàm này được xác định bằng Visual Basic for Applications trong trình chỉnh sửa Visual Basic được cung cấp và các hàm đó được tự động truy cập trên trang tính. Ngoài ra, các chương trình có thể được viết để lấy thông tin từ bảng tính, thực hiện một số tính toán và báo cáo kết quả trở lại bảng tính. Trong hình, tên sq được người dùng gán và hàm sq được giới thiệu bằng trình soạn thảo Visual Basic được cung cấp cùng với Excel. Trình quản lý tên hiển thị các định nghĩa bảng tính của các biến được đặt tên x và y.
Các hàm tự không thể ghi vào bảng tính, mà chỉ cần trả về đánh giá của chúng. Tuy nhiên, trong Microsoft Excel, chương trình con có thể viết các giá trị hoặc văn bản được tìm thấy trong chương trình con trực tiếp vào bảng tính. Hình hiển thị mã Visual Basic cho chương trình con đọc từng thành viên của biến cột được đặt tên x, tính bình phương của nó và ghi giá trị này vào phần tử tương ứng của biến cột được đặt tên y. Cột y không chứa công thức vì các giá trị của nó được tính trong chương trình con, không phải trên bảng tính và chỉ đơn giản được ghi vào.
Bất cứ khi nào một tham chiếu được tạo cho một ô hoặc một nhóm ô không nằm trong file bảng tính vật lý hiện tại, nó được coi là truy cập vào bảng tính "từ xa". Nội dung của ô được tham chiếu có thể được truy cập trên tham chiếu đầu tiên với bản cập nhật thủ công hoặc gần đây hơn trong trường hợp bảng tính dựa trên web, dưới dạng giá trị gần thời gian thực với khoảng thời gian làm mới tự động được chỉ định.
Nhiều ứng dụng bảng tính cho phép tạo biểu đồ, đồ thị biểu đồ được tạo từ các nhóm ô được chỉ định được xây dựng lại khi nội dung ô thay đổi Thành phần đồ họa được tạo có thể được nhúng trong trang tính hiện tại hoặc được thêm dưới dạng một đối tượng riêng biệt. Để tạo biểu đồ Excel, có thể sử dụng công thức dựa trên hàm REPT.[35]
Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, Javelin Software và Lotus Improv lần đầu xuất hiện. Không giống như các mô hình trong bảng tính thông thường, chúng sử dụng các mô hình được xây dựng trên các đối tượng được gọi là biến, không phải trên dữ liệu trong các ô của báo cáo. Các bảng tính đa chiều này cho phép xem dữ liệu và thuật toán theo nhiều cách tự tạo tài liệu khác nhau, bao gồm nhiều chế độ xem được đồng bộ hóa đồng thời. Ví dụ: người dùng của Javelin có thể di chuyển qua các kết nối giữa các biến trên sơ đồ trong khi nhìn thấy các gốc và nhánh logic của từng biến. Đây là một ví dụ về những gì có lẽ là đóng góp chính của Javelin trước đó về khái niệm truy xuất nguồn gốc của logic hoặc cấu trúc mô hình của người dùng thông qua mười hai quan điểm của nó. Một mô hình phức tạp có thể được mổ xẻ và hiểu bởi những người khác không có vai trò trong việc tạo ra nó.
Trong các chương trình này, một chuỗi thời gian, hoặc bất kỳ biến nào, tự nó là một đối tượng, không phải là một tập hợp các ô xảy ra trong một hàng hoặc cột. Các biến có thể có nhiều thuộc tính, bao gồm nhận thức đầy đủ về các kết nối của chúng với tất cả các biến khác, tham chiếu dữ liệu, ghi chú văn bản và hình ảnh. Các tính toán được thực hiện trên các đối tượng này, trái ngược với một phạm vi ô, do đó, việc thêm hai chuỗi thời gian sẽ tự động căn chỉnh chúng theo thời gian lịch hoặc trong khung thời gian do người dùng xác định. Dữ liệu độc lập với bảng tính Các biến số và do đó dữ liệu không thể bị hủy bằng cách xóa một hàng, cột hoặc toàn bộ trang tính. Chẳng hạn, chi phí của tháng 1 được trừ vào doanh thu của tháng một, bất kể ở đâu hoặc có xuất hiện trong bảng tính hay không. Điều này cho phép các hành động sau này được sử dụng trong các bảng trụ, ngoại trừ việc thao tác linh hoạt các bảng báo cáo là một trong nhiều khả năng được các biến hỗ trợ. Hơn nữa, nếu chi phí được nhập theo tuần và doanh thu theo tháng, chương trình có thể phân bổ hoặc nội suy khi thích hợp. Thiết kế đối tượng này cho phép các biến và toàn bộ mô hình tham chiếu lẫn nhau với các tên biến do người dùng xác định và để thực hiện phân tích đa chiều và các hợp nhất lớn, nhưng có thể chỉnh sửa dễ dàng.
Trapeze,[36] một bảng tính trên Mac, đã đi xa hơn và hỗ trợ rõ ràng không chỉ các cột trong bảng, mà cả các toán tử ma trận.
Bảng tính có ngôn ngữ công thức dựa trên biểu thức logic, thay vì biểu thức số học được gọi là bảng tính logic. Các bảng tính như vậy có thể được sử dụng để suy luận về giá trị ô của chúng.
Thực đơn
Phần mềm xử lý bảng tínhLiên quan
Tài liệu tham khảo
WikiPedia: Phần mềm xử lý bảng tính